SOP atau Standard Operating Procedure merupakan elemen penting dalam sebuah perusahaan. Keberadaanya dalam aktivitas perusahaan akan sangat membantu menertibkan para karyawan mulai dari jabatan paling bawah sampai atas. Berikut informasi mengenai pengertian, cara membuat dan contoh SOP Perusahaan.
Cara Membuat SOP Perusahaan dengan Baik dan Benar
Untuk pembuatan SOP sendiri terdapat beberapa tahapan yang harus Anda lakukan agar hasilnya baik dan benar. Mengingat peranya sangat penting, seseorang tidak dapat sembarangan dalam membuat SOP ini. Berikut adalah cara membuat SOP perusahaan dengan baik dan benar :
1. Membentuk dan Membagi Tim Khusus Pembuatan SOP
Tahap pertama yang harus Anda lakukan adalah membentuk sebuah tim kerja khusus dalam perancangan SOP. Hal ini sangat penting agar bisa membuat SOP sebaik dan seefektif mungkin agar perusahaan dapat berjalan sebagaimana mestinya.
Tentu saja dalam tim ini harus terdiri dari tenaga berkompeten dari departemen terbaik misal berasal dari manager support, manager marketing, dan juga manager sales. Para pimpinan departemen ini tahu betul tugas dan tanggung jawab karyawannya sehingga bisa menciptakan SOP terbaik.
2. Menentukan Sasaran Pengaplikasian dengan Tepat
Berikutnya adalah menentukan Sasaran penerapan dari pembuatan SOP ini. Pastikan sudah mengetahui departemen mana yang sangat memerlukan SOP ini agar aktivitas kinerjanya semakin menjadi lebih baik.
Pada umumnya pembuatan SOP ini untuk menertibkan para karyawan yang tidak bekerja sesuai dengan standar operasional. Perhatikan semua departemen dari kantor tersebut dan lihatlah kualitas kinerjanya. Apabila ada yang kurang bisa langsung menjadikan sasaran penerapan SOP di departemen tersebut.
3. Penentuan Waktu, dan Dokumentasikan Jenis Operasional
Ketika sudah berhasil membuat rumusan untuk penerapan SOP, jangan lupa juga untuk menentukan waktu terbaik dalam memulai penerapannya. Tentu saja dalam menentukan waktu ini harus memikirkan pelaksanaan setelah dapat persetujuan serta verifikasi atas SOP itu sendiri.
Pastikan penerapan ini berlangsung di waktu yang tepat. Ketika sudah memastikan alur kerja di tiap departemen, catatlah semua jenis kegiatan operasional tersebut. Catatan ini harus rinci seperti tingkat kerapian dan kebersihan para karyawan agar SOP berjalan dengan baik.
4. Mulai Menyusun Alur Kerja dan Tukar Pendapat TIM
Setelah berhasil mengambil data dalam bentuk catatan tentang beberapa standar dari karyawan, langkah selanjutnya harus tim ini lakukan adalah merumuskan alur kerja. Penggunaan flowchart dalam membuat alur, instruksi dan formulir pendukung ini akan sangat membantu dalam pembuatan SOP.
Kemudian ketika sudah merumuskan sebuah ide SOP terbaik dari berbagai data tadi, langkah berikutnya adalah saling bertukar pendapat. Dalam tim pembuatan tadi ada beberapa manajer dari berbagai divisi. Temukan ini ide terbaik dari aktivitas saling tukar pendapat ini.
5. Melakukan Evaluasi atau Rekonstruksi
Ide akhir atau final dalam perumusan SOP ini biasanya orang dapatkan ketika telah bertukar pendapat. Pada saat memasuki tahapan ini, tim pembuatan SOP harus membuat sebuah evaluasi dan perbaikan dengan kembali mengecek rumusan SOP tersebut detail mungkin.
Dengan melakukan evaluasi secara berkala dan rutin ini, akan tim dapatkan rumusan terbaik SOP dan menemukan poin poin penting. Tentu saja ini akan menjadi bahan terbaik dalam melakukan rekonstruksi nantinya.
6. Melakukan Verifikasi, Pemantauan serta Analisis
Setelah proses uji coba telah Anda tentukan dan tidak adanya masalah, maka langkah berikutnya memasuki Quality Management Representative perusahaan. Manger bagian Quality ini berhak melakukan verifikasi dan memberikan persetujuan atas rumusan SOP tersebut.
Tentu saja setelah mendapatkan verifikasi ini, tim pembuat SOP harus menyampaikan sosialisasinya dengan baik agar para karyawan mendapatkan informasi ini. Setelah SOP sudah tim implementasikan, jangan lupa melakukan pemantauan maupun analisis agar hasilnya lebih baik.
Mengenal Apa itu SOP Perusahaan
Secara definisi umum SOP Perusahaan adalah dokumen tertulis yang isinya adalah ketentuan serta pedoman dalam menjalankan suatu tugas sesuai fungsi serta tanggung jawab. Semua ketentuan dan pedoman ini berlaku untuk masing masing individu dalam perusahaan tersebut.
Peran SOP dalam perusahaan sangatlah penting dalam membantu bisnis menjadi lebih terarah. Kehadirannya akan sangat mampu menekan risiko kesalahan pegawai maupun elemen penting lainnya. Kinerja perusahaan juga akan meningkat berkat adanya SOP.
Selain itu, SOP dalam perusahaan juga memiliki sebuah target dan standarisasi kerja yang harus para pegawai atau karyawannya capai. Membuat dokumen ini sangat penting sehingga karyawan dapat bekerja sesuai fungsi dan paham betul tanggung jawab serta konsekuensinya.
Inilah Contoh SOP Perusahaan
Untuk membuat SOP yang baik agar bisa membuat perusahaan berjalan lebih terarah Anda harus memperhatikan poin poin pentingnya. Tentu saja dengan melihat contoh seseorang bisa mendapatkan gambaran dengan jelas. Berikut adalah contoh SOP perusahaan yang benar :
1. SOP PT Merah Putih Jaya Merdeka
Tujuan
- Perusahaan menyediakan berbagai layanan dan Jasa pembuatan website
- Menyediakan layanan optimasi website dengan profesional serta kredibel
- Menyediakan layanan pembuatan aplikasi dengan basis website
- Memberikan solusi secara kreatif dan detail untuk startup dan bisnis berkembang
- Menyediakan layanan pembuatan pencatatan biaya dan faktur
- Menawarkan solusi cerdas dan efisien untuk mengelola keuangan dalam usaha
Prosedur Kerja
- Karyawan mulai bekerja dari Hari Senin Sampai Jumat
- Jam masuk pukul 09:00 untuk semua karyawan dan harus sudah di Kantor
- Untuk istirahat selama 1 jam dari 12.00 sampai 13.00
- Khusus hari jumat karyawan boleh istirahat sampai 13.30
- Jam pulang karyawan pukul 18.00
- Jam lembur karyawan pukul 19.00 akan mendapatkan bayaran lebih sesuai aturan perusahaan
Demikian informasi mengenai pengertian, cara membuat dan contoh SOP perusahaan. Apabila Anda sedang mendapatkan tugas untuk membuat sebuah SOP dan masih bingung bagaimana merumuskannya, beberapa informasi tadi mungkin saja bermanfaat.
